وقد حضر الاجتماع كل من رئيس اللجنة النقدية للملتقى د. صلاح السروي ، وعضو اللجنة التحضيرية د. أيمن تعيلب ، ومنسق الملتقى الشاعر صبحي موسى ، وقد رحب سلماوي باستضافة الملتقى موضحاً أن الاتحاد بيت الكتاب والشعراء ، وأنه المؤسسة الأهلية المستقلة الوحيدة المعنية برعاية الأدباء والدفاع عن نصوصهم وحقهم في العمل والإنتاج الثقافي ، وكل ما يعن لهم من أفكار تسعى لتطوير الواقع الأدبي والثقافي في مصر والعالم العربي
ومن المقرر أن يقام الافتتاح وفعاليات اليوم الأول الموافق 10 مارس في مقر الاتحاد بقلعة صلاح الدين ، وأن يشهد مقر الاتحاد في حسن صبري بالزمالك باقي الفعاليات في الأيام التالية، وقد كلف سلماوي الناقد محمد عبد الحافظ ناصف رئيس اللجنة الثقافية في الاتحاد بمتابعة أعمال اللجنة التحضيرية وتذليل ما يواجهها من عقبات، كما وعد أعضاء اللجنة بالمساعدة في الوصول إلى راع رئيس للملتقى.
تضم اللجنة التحضيرية في عضويتها عدد من الشعراء والنقاد من بينهم عبد العزيز موافي وأحمد الشهاوي واحمد طه وهيثم الحاج على وشوكت المصري وعمر شهريار وعادل سميح فضلاً عن أحمد السلامي من اليمن وسليمان زيدان من ليبيا وعلى الرباعي ومحمد خضر من السعودية ومحمد أحمد بنيس من المغرب
وقد اتفقت اللجنة مع ثلاثة دور نشر لرعاية مطبوعات الملتقى هي "دار الدار ، ودار الحضارة ، ودار نفرو"، ومازالت تبحث عن راع رئيس للملتقى ، ويذكر أن اللجنة تبحث في إصدار أول أنطولوجيا لقصيدة النثر العربية ، ومن المنتظر أن تصدر الحلقة الأولى منها ضمن مطبوعات الملتقى ولكن من خلال مؤسسة ثقافية كبرى كالمجلس الأعلى للثقافة أو الهيئة العامة لقصور الثقافة أو هيئة الكتاب.